Personvernerklæring

I denne personvernerklæringen forklarer vi hvilke typer personopplysninger vi behandler og hvordan.

Benoni Media (organisasjonsnummer 912 424 618), Moerveien 3A, 1430 Ås, er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen. Du kan kontakte oss på hei@klir.no.

Når du betaler gjennom en betalingsportal

Betalingsportalene brukes av kundene til bedriftene som abonnerer på Klir. Er du en slik kunde, er bedriften som utstedte fakturaen behandlingsansvarlig for opplysningene om deg, som navn, e-postadresse og fakturaopplysninger. Klir behandler disse opplysningene på vegne av bedriften, og behandlingen er regulert i en databehandleravtale. Ønsker du innsyn i, retting eller sletting av disse opplysningene, retter du deg til bedriften.

For noen opplysninger er vi selv behandlingsansvarlig også overfor deg som portalbruker. Det gjelder innloggingen din (e-postadressen og engangskodene du logger inn med) og tekniske logger vi bruker til systemovervåking, feilretting og beskyttelse mot misbruk. Det rettslige grunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å levere innloggingen du ber om, og vår berettigede interesse i å holde tjenesten sikker og stabil. Rettighetene beskrevet nedenfor gjelder også for denne behandlingen.

Resten av denne erklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger om deg som abonnerer på Klir.

Personopplysninger vi samler inn og behandler

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:

• Grunnleggende informasjon: Firmanavn, organisasjonsnummer
• Kontaktinformasjon: Adresse, e-postadresse
• Konto og profilinformasjon: Innstillinger
• Betalingsinformasjon: Transaksjonsinformasjon, betalingsmiddel
• Kundehistorikk: Abonnementshistorikk og -status
• Kundeaktivitet: Teknisk informasjon om enheten du bruker
• Kommunikasjon: Henvendelser og korrespondanse når du kontakter oss
• Innspill: Forslag og stemmer du sender inn på innspillssiden i tjenesten
• Forespørsel om tidlig tilgang: Opplysningene du oppgir i skjemaet, det vil si bedriftsnavn, e-postadresse og omtrent hvor mange fakturaer du sender i måneden

Personopplysningene samles inn direkte fra deg gjennom informasjon du oppgir til oss og i forbindelse med at du bruker tjenesten vår. Firmanavn og organisasjonsnummer hentes fra Fiken-kontoen du kobler til, og stammer opprinnelig fra Enhetsregisteret, som er en offentlig tilgjengelig kilde.

Hvordan vi bruker personopplysningene

Levering av tjeneste/avtaleinngåelse

Vi bruker dine personopplysninger til å oppfylle våre avtaler med deg, det vil si når du har tegnet et abonnement hos oss. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg. For å bruke Klir må du oppgi visse opplysninger, som e-postadresse og faktureringsdetaljer. Uten disse kan vi ikke opprette en konto eller levere tjenesten.

Vurdering av forespørsler om tidlig tilgang

Klir tar foreløpig inn nye kunder manuelt. Ber du om tidlig tilgang, bruker vi opplysningene du oppgir til å vurdere forespørselen og til å ta kontakt med deg. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse. Det er frivillig, og en forespørsel forplikter deg ikke til noe.

Administrasjon av kundeforhold

Vi bruker dine personopplysninger til å administrere vårt kundeforhold med deg. Det kan for eksempel være kundeservice, klagebehandling og feilretting vedrørende ditt kundeforhold. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.

Systemovervåking, feilretting m.m.

Vi overvåker våre systemer etter feil og problemer. En del av disse prosessene innebærer lagring og behandling av personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er vår berettigede interesse i å sikre stabil og feilfri drift av tjenesten.

Sikkerhet og beskyttelse mot misbruk

Vi behandler personopplysninger for å beskytte våre brukere og oss selv mot misbruk og uautorisert tilgang. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er vår berettigede interesse i å holde tjenesten og brukerne våre trygge.

Produktutvikling

Vi behandler forslag og stemmer du sender inn på innspillssiden for å forbedre og videreutvikle tjenesten. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er vår berettigede interesse i å utvikle tjenesten basert på innspill fra brukerne våre.

Overholde rettslige forpliktelser

I enkelte tilfeller er vi pålagt å behandle personopplysninger av hensyn til andre rettslige forpliktelser. Et eksempel på dette er informasjon knyttet til salg, som vi er pliktig til å regnskapsføre og oppbevare i henhold til bokføringsloven. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å levere tjenesten bruker vi enkelte databehandlere som behandler personopplysninger på våre vegne. Vi deler kun det som er nødvendig for formålet, og de kan ikke bruke opplysningene til egne formål.

• Fiken: fakturering og regnskap for Klirs egen drift. Din egen Fiken-konto er et forhold du har direkte med Fiken, og den er beskrevet i databehandleravtalen i stedet
• Stripe: betaling, abonnement og betalingsformidling i portalen din (hvis du kobler til din egen Stripe-konto)
• Vipps MobilePay: betalingsformidling i portalen din (hvis du kobler til Vipps)
• Resend: utsending av e-post
• Neon: databasehosting
• Vercel: drift av tjenesten
• Inngest: bakgrunnsbehandling av betalinger og fakturaer
• PDFShift: generering av PDF-kvitteringer (driftet i EØS)

I tillegg kan vi utlevere personopplysninger når vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel til offentlige myndigheter.

Overføring utenfor EØS

Både databasen og selve tjenesten kjører i Frankfurt, altså innenfor EØS. Enkelte av våre databehandlere, blant annet Stripe, Resend, Inngest og Vercel, er etablert i USA. Der personopplysninger overføres utenfor EØS, sikrer vi overføringen med EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) og/eller EU-US Data Privacy Framework.

Hvor lenge vi lagrer personopplysningene

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet over:

• Kontodata slettes innen 90 dager etter at abonnementet avsluttes. I praksis skjer det 30 dager etter, og du kan slette kontoen selv med en gang under Innstillinger.
• Koblingene til Fiken, Vipps og Stripe fjernes så snart abonnementet er avsluttet, uten å vente på fristen over.
• Regnskaps- og fakturadata oppbevares i 5 år i samsvar med bokføringsloven.
• Innloggingsøkter og engangskoder slettes senest ett døgn etter at de er utløpt.
• E-postkorrespondanse beholdes så lenge det er nødvendig for å følge opp henvendelsen.
• Når kontoen din slettes, slettes stemmene dine på innspillssiden, og innsendte forslag anonymiseres.
• Forespørsler om tidlig tilgang slettes senest 12 måneder etter at de er behandlet, og med en gang hvis du ber oss om det. Blir du kunde, følger opplysningene kontoen din i stedet.
• Sikkerhetskopier av databasen slettes automatisk innen 14 dager, slik at slettede opplysninger også forsvinner fra sikkerhetskopiene innen to uker.

Informasjonskapsler

Vi bruker ingen informasjonskapsler til analyse, sporing eller markedsføring, og vi har verken analyseverktøy eller sporingspiksler på nettstedet. Derfor spør vi deg heller ikke om samtykke: alt vi lagrer er nødvendig for at tjenesten skal virke.

• Innlogging: en informasjonskapsel som holder deg innlogget. Uten den måtte du logget inn på nytt for hver side du åpner.
• Tilkobling av Fiken, Vipps og Stripe: en kortlevd informasjonskapsel som varer i ti minutter, og som sikrer at det er du som fullfører tilkoblingen du startet.
• Betaling: på sidene der du kan betale, setter Stripe sine egne informasjonskapsler for å avdekke svindel. De lastes bare på de sidene, ikke ellers i tjenesten.

Dine rettigheter

Dersom du ønsker å utøve noen av dine rettigheter, ta kontakt med oss på hei@klir.no.

Rett til innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Ta kontakt på e-postadressen ovenfor for å bruke innsynsretten din.

Rett til korrigering av personopplysninger

Du har rett til å be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Rett til sletting av personopplysninger

Du har rett til å få dine personopplysninger slettet uten ugrunnet opphold. Er du Klir-abonnent, sletter du kontoen selv under Innstillinger, og du kan alltid be oss gjøre det i stedet. Men merk at informasjon som vi er pålagt å beholde av hensyn til andre rettslige forpliktelser (som for eksempel bokføringsloven) ikke vil bli slettet.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Ta kontakt på e-postadressen ovenfor for å be om dette.

Protestere mot behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på behandlingen. Ta kontakt på e-postadressen ovenfor for å be om dette.

Dataportabilitet

Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Ta kontakt på e-postadressen ovenfor for å få utlevert dine personopplysninger.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si fra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne fra først gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.